कैसे कार्य को प्राथमिकता देने के लिए सीखना कैसे काम में अपना समय प्रबंधित करने में मदद करेगा

अगर एक सार्वभौमिक समस्या है (परियोजना) के अधिकांश प्रबंधक आज के साथ संघर्ष करते हैं, तो यह समय है। और परिणामस्वरूप, जिस तरह से हम अपने उपलब्ध समय का उपयोग कार्यों को ठीक से प्राथमिकता देने के लिए करते हैं।

आपने निम्नलिखित में से कितनी बार कहा है:

  • "काश, मेरे पास दिन में एक घंटा होता।"
  • "वह दिन जो हमें पूरा करने के लिए आवश्यक नहीं है।"
  • "हम काम में लगा रहे हैं, लेकिन पर्याप्त समय नहीं है।"

जब परियोजनाओं की बात आती है, तो ये सभी मामले बहुत कम हैं। कोई बात नहीं, आपको उस प्रोजेक्ट को समय से पूरा करना होगा।

यहां तक ​​कि जब समय मुश्किल से आता है।

इस लेख में, हम आपको यह दिखाने जा रहे हैं कि सर्वोत्तम कार्य प्राथमिकता वाले तरीकों से कार्यों को कैसे प्राथमिकता दी जाए। न केवल आप अपनी परियोजनाओं को समय पर पूरा करेंगे, बल्कि आप पहले से कम तनाव से भी निपटेंगे।

तैयार? चलो एक नज़र डालते हैं!

कार्य प्राथमिकता जब सब कुछ महत्वपूर्ण है

परियोजना टीमों में टास्क प्राथमिकताकरण और समय प्रबंधन एक विश्वसनीय प्रक्रिया के बिना वास्तव में गड़बड़ हो सकता है।

परियोजना प्रबंधक आमतौर पर अपनी पूरी टीम के कार्यों की बाजीगरी करते हुए अपने स्वयं के कार्यों को टाल देते हैं। और व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के लिए, उनके कार्य प्राथमिकता हैं।

हालाँकि, आपको प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में अपनी - और सामान्य परियोजना प्राथमिकताएँ निर्धारित करनी होंगी।

यह सुनिश्चित करता है कि कार्य सभी जगह से स्ट्रीमिंग कर रहे हैं; कानूनी से लेकर आईटी विभाग तक।

और उस मामले में, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप प्राथमिकता देने के लिए सबसे पहले सभी कार्यों को पकड़ सकते हैं।

आप इसके लिए एक सरल टू-डू सूची का उपयोग कर सकते हैं, और बस इसे जोड़ सकते हैं। यदि आप कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो आप एक स्वचालित प्रक्रिया बना सकते हैं। विभिन्न टीम के सदस्य अपने कार्यों को जोड़ते हैं, और आप बस उन्हें असाइन करते हैं और तदनुसार प्राथमिकता देते हैं।

सरलतम गतिविधियों के लिए अपने कार्यों को तोड़ दें।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कोई कार्य है जो कहता है: "एक ऐप बनाएं", जो वास्तव में एक ऐप बनाने में जाने वाले सभी कामों की व्याख्या नहीं करता है।

इसके बजाय, इसे तोड़ दें ताकि यह अधिक दिखे:

और इसी तरह।

सुनिश्चित करें कि आप कार्य निर्भरता को समझते हैं।

यह उस प्रक्रिया का हिस्सा है जहां आप समय प्रबंधन पर कार्य प्राथमिकता के प्रभाव को देख सकते हैं।

जब आप समझते हैं कि कौन से कार्य दूसरों पर निर्भर हैं, तो आप बहुत अधिक कुशल कार्यक्रम बना पाएंगे।

अन्यथा, आप एक ही बार में सब कुछ करने की कोशिश करने का जोखिम उठा रहे हैं, केवल यह महसूस करने के लिए कि सबसे महत्वपूर्ण कार्य पूरा नहीं हुआ है।

जब आप आदेश और कार्यों की बारीकियों को जानते हैं जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है, तो यह कार्य प्राथमिकता वाले तरीकों को चालू करने का समय है।

परियोजना प्रबंधकों के लिए सबसे अच्छा तरीका प्राथमिकताएं प्राथमिकताएं देने के लिए

जब आपके पास अपने सभी कार्य एक ही स्थान पर होते हैं, तो यह प्राथमिकता और व्यवस्थित करने का समय है, AKA: चीजों को प्राप्त करें।

और बोल रहा हूँ कि ...

1. GTD: "चीजें पूरी हो रही हैं" कार्य प्राथमिकता विधि

चीजें हासिल करना (GTD) डेविड एलन द्वारा विकसित एक उत्पादकता पद्धति है। यह इस विचार के आसपास है कि आपका दिमाग विचारों को रखने के लिए है, उन्हें धारण करने के लिए नहीं। इसलिए आपके पास विचारों और कार्यों को कैप्चर करने और बाद में समीक्षा और प्राथमिकता के लिए उन्हें संग्रहीत करने का एक तरीका होना चाहिए।

अपने सभी कार्यों को कैप्चर करने और उन्हें कार्रवाई योग्य वस्तुओं में बदलने के बाद, उन्हें व्यवस्थित करने का समय आ गया है।

जीटीडी के साथ, यह तथाकथित निर्णय पेड़ के माध्यम से होता है।

आप दूसरों से एक काम को प्राथमिकता देने के लिए अपने आप से सवाल पूछेंगे:

जीटीडी पहले गैर-कार्रवाई योग्य कार्यों को तीन श्रेणियों में विभाजित करता है:

  • कचरा - इन कार्यों को स्क्रैप करें, वे कोई फर्क नहीं पड़ता।
  • संदर्भ - इन कार्यों में बहुमूल्य जानकारी होती है, लेकिन इस समय कार्य करने के लिए कुछ भी नहीं है।
  • किसी दिन / हो सकता है - इन कार्यों को अभी पूरा नहीं करना है, लेकिन उन्हें किसी बिंदु पर पूरा करना पड़ सकता है। यह आपका बैकलॉग है।

फिर, यह कार्य करने योग्य कार्यों को हल करने का समय है:

  • सही दूर - यदि आप एक चरण में कार्यों को पूरा कर सकते हैं, तो उन्हें तुरंत पूरा करें और उन्हें प्राथमिकता के रूप में चिह्नित करें।
  • प्रतीक्षा-के लिए - यदि आपने टीम के अन्य सदस्यों को कार्य सौंपा है, तो उन्हें प्रतीक्षा-सूची में जोड़ें।
  • अगली क्रिया - यदि आपको अभी-अभी मल्टी-स्टेप कार्यों पर कार्रवाई पूरी नहीं करनी है, तो उन्हें इस सूची में जोड़ें।
  • कैलेंडर - यदि आपके कार्य की समय सीमा है, तो इसे कैलेंडर में जोड़ें।

2. "प्राथमिकताएं खाएं" प्राथमिक कार्य करने का तरीका

खाओ कि मेंढक एक तरीका है जिसमें रणनीतिक योजना की आवश्यकता होती है।

इस प्राथमिकता पद्धति का नाम मार्क ट्वेन के कहने से आता है:

“अगर मेंढक खाना आपका काम है, तो सुबह सबसे पहले इसे करना सबसे अच्छा है। और अगर दो मेंढक खाना आपका काम है, तो सबसे पहले खाना सबसे अच्छा है। "

इसका वास्तव में मतलब यह है कि आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पहले पूरा करना चाहिए।

हर दिन (या अवधि) की शुरुआत में, आपको अपने उद्देश्यों की पहचान करनी होगी और उस दृष्टिकोण से अपनी कार्य सूची का आकलन करना होगा:

  • यदि आपको महत्वपूर्ण लेकिन जटिल कार्य पूरे करने हैं, तो उन्हें पहले पूरा करें।
  • आपके द्वारा सबसे बड़ा मेंढक खाने के बाद, अन्य कार्यों को पूरा करें।

अपने उद्देश्यों के अनुसार सावधानी से प्राथमिकता दें।

आपका मेंढक आपकी सूची में सबसे महत्वपूर्ण कार्य है।

3. एबीसीडीई विधि

ABCDE विधि कार्यों को प्राथमिकता देने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।

अनिवार्य रूप से, आपका "कार्य वर्णमाला" A: उच्चतम प्राथमिकताओं से शुरू होता है।

फिर, आप निम्न विधि के अनुसार अन्य कार्यों को क्रमबद्ध करते हैं:

  • A - उच्च प्राथमिकता
  • बी - मध्यम प्राथमिकता
  • सी - कम प्राथमिकता वाले कार्य
  • डी - टीम के अन्य सदस्यों को सौंपते हैं
  • ई - खत्म

स्रोत: टेओडेस्क

यदि आप अपनी कार्यक्षमता को सुपरचार्ज करना चाहते हैं, तो आप स्टीफन कोवे की पुस्तक से एक पृष्ठ भी निकाल सकते हैं, जो इसके अलावा एबीसीडीई कार्यों को तात्कालिकता और महत्व के अनुसार क्रमबद्ध करते हैं।

4. चिनकिंग / टाइमबॉक्सिंग

चूनिंग एक उत्कृष्ट समय प्रबंधन और कार्य प्राथमिकता विधि है।

जैसे ही आप जाते हैं, कार्यों को पूरा करने और मल्टीटास्किंग करने वाले उत्पादकता हत्यारे के शिकार होने के बजाय, आपको अपने दिन को "हिस्सा" में विभाजित करना चाहिए - प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए समर्पित समय के ब्लॉक।

स्रोत: ल्यूसिडचार्ट

अपने सभी कार्यों पर कब्जा करने के बाद, चौका देने से यह तय होता है कि आपको उन्हें संदर्भ के अनुसार क्रमबद्ध करना चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि आपकी टीम एक ऐप बना रही है, तो आप कार्यों को फ्रंट-एंड और बैक-एंड डिज़ाइन गतिविधियों में क्रमबद्ध करेंगे।

वे आपके दो संदर्भ होंगे।

फिर, प्रत्येक कार्य समूह को समय के कुछ अंश समर्पित करें।

यह आपको किसी और चीज पर ध्यान केंद्रित करने के लिए लगातार टूटने के बजाय, आपके सामने काम पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

चुंकिंग परियोजना टीमों के लिए एक अविश्वसनीय रूप से कुशल तरीका है जो अक्सर एक साथ कई परियोजनाओं पर काम करते हैं।

5. अपनी टीम के कार्य को प्राथमिकता देने के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करें

आइजनहावर मैट्रिक्स सबसे अच्छे में से एक है, यद्यपि सबसे बुनियादी कार्य प्राथमिकता वाले तरीके हैं।

स्रोत: एमजेड अशरफ

आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ, आप महत्व और तात्कालिकता के अनुसार समूह कार्य करते हैं:

1. महत्वपूर्ण और तत्काल कार्य: तुरंत पूरा करें

2. महत्वपूर्ण और तत्काल कार्य नहीं: अनुसूची

3. महत्वपूर्ण और तत्काल कार्य नहीं: प्रतिनिधि

4. महत्वपूर्ण और तत्काल नहीं: को खत्म करना

कभी-कभी, चीजों को प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका सबसे आसान तरीका है।

सबको एक ही पेज पर रखना

जब आप अपनी टीम का शेड्यूल बनाते हैं और कार्य पूरा करना शुरू करते हैं, तो प्रगति, मील के पत्थर और अन्य पहलुओं के बारे में सभी हितधारकों को लूप में रखना महत्वपूर्ण है।

एक अच्छा कार्य और परियोजना प्रबंधन उपकरण बहुत मदद कर सकता है।

Office 365 और प्रोजेक्ट सेंट्रल के साथ, आप प्रोजेक्ट प्रगति की निगरानी कर सकेंगे और सभी को सूचित कर सकेंगे।

आपकी टीम के सदस्यों को पता चल जाएगा कि उन्हें आगे क्या करना है। तुम भी ग्राहकों और शीर्ष प्रबंधन के लिए विशेष अनुमति दे सकते हैं।

ईमेल को अलविदा कहो, और चीजों को प्राप्त करने के युग में कदम रखें!

मूल रूप से https://www.projectcentral.com पर प्रकाशित।